La réduction des coûts des Achats – Acheter
Pour toute entreprise, acheter des produits/services est souvent une nécessité car l’achat sera utilisé dans la fabrication d’un produit ou à la mise en vente d’une prestation de service.
La Fonction Achat a pris ces dernières années une place importante au sein des entreprises et devient même, selon les organisations : une fonction stratégique.
Alors que les politiques de réduction des coûts se multiplient dans les entreprises de tous secteurs à cause principalement d’un contexte économique tendu, le Cabinet Conseil en Management Meilleur Fournisseur a décidé de publier un dossier sur son Blog sur la stratégie Achat à adopter pour réduire les coûts liés aux Achats, qu’ils soient de frais généraux ou pas.
Le Dossier Meilleur Fournisseur s’articulera de la façon suivante :
- Savoir Acheter,
- Savoir Gérer ses Achats,
- Internet dans les Achats,
- Le recours à l’externalisation,
- Le métier de Costkiller.
Première Partie : Savoir Acheter
Centraliser ses Achats : Le recours au Référentiel
Pour rendre sa politique Achat efficace, il est souvent recommandé de réaliser une cartographie Achat afin de connaître précisément ce qu’achète l’entreprise. Cette Cartographie Achat permettra de poser les bases du Référentiel Achat de l’entreprise et d’ainsi connaître précisément les fournisseurs avec qui l’entreprise travaille mais aussi d’avoir une vue exhaustive des produits/services achetés par l’entreprise et ses différents services.
L’organisation privilégiée par les Equipes Meilleur Fournisseur quant à la gestion de ce service administratif de l’entreprise est de confier ce Référentiel Achat à un service dédié, qui aura pour but de centraliser en un seul et même endroit les contrats cadres ainsi que l’historique des prix d’achats obtenus par l’entreprise.
Ce service Référentiel Achat permettra aux différents services de l’entreprise d’avoir un interlocuteur unique, qui gérera en temps réel ces tâches administratives et qui maîtrisera beaucoup plus aisément les dépenses de l’entreprise. Les dérives des services internes ou des fournisseurs dans le cas de facturations erronées pourront alors être contrôlées plus facilement.
Faire la chasse au gaspillage : Le cahier des charges
Il est coutume de voir, lors des interventions de nos consultants sur des missions de réduction des coûts ou de courtage achat que les besoins Achats de l’entreprise ont été partiellement ou mal identifiés par les services de l’entreprise à cause d’un cahier des charges défaillant.
Le cahier des charges est un document visant à définir les spécifications de base d’un produit/service dans lequel sera définie le plus précisément possible la prestation attendue de la part du fournisseur.
Ce cahier des charges permet alors de « borner » l’achat et de n’avoir recours qu’à un produit/service répondant aux fonctions essentielles attendues et non à un produit/service qui bénéficierait d’options jugées inutiles et qui feraient augmenter son prix d’achat.
La réduction du Panel Fournisseur
Le panel fournisseurs doit être contrôlé par le service qui assure la gestion du Référentiel Achat. Les tâches administratives liées à la gestion d’un fournisseur ont un coût assez important et sont souvent estimées entre 1.000 – 1.500 € annuels. Multiplier le nombre de ses fournisseurs augmentent donc les frais administratifs liés à leur gestion et diminuent la rentabilité de l’entreprise.
La réduction du panel fournisseur permet à l’entreprise d’augmenter son volume Achat auprès de certains fournisseurs, et d’obtenir ainsi des remises plus conséquentes.
Une des dérives fréquemment constatée lors de la réduction du panel fournisseur est que certaines entreprises deviennent dépendantes de certains fournisseurs et s’exposent au risque fournisseur.
Ce risque fournisseur peut alors se matérialiser par une incapacité du fournisseur à répondre aux commandes de l’entreprise cliente pour différents motifs, ce qui nécessiterait à l’entreprise de trouver de nouveaux partenaires dans l’urgence.
Etre accompagné par Meilleur Fournisseur
Si vous souhaitez être accompagné dans votre démarche de réduction des coûts ou simplement connaître la maturité de votre service Achats Frais Généraux via notre diagnostic achat gratuit, les équipes Meilleur Fournisseur peuvent intervenir au sein de votre entreprise pour mettre en place une politique de réduction des coûts optimale.
Si nous ne générons aucune économie, nous ne facturons pas. Dans le cas contraire, nous partageons les économies réalisées par votre entreprise.
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