Après avoir fait un bref retour sur l’acte d’achat dans la première partie du dossier concernant la réduction des coûts, nous ferons le point dans ce billet sur la gestion des achats ainsi que les bonnes pratiques admises dans la profession d’acheteur.

Lorsqu’une entreprise fait face à une baisse de son chiffre d’affaires et que les moyens pour le maintenir à son niveau induisent obligatoirement une perte de marge nette, il est alors normal pour de nombreux chefs d’entreprises et de directeurs financiers de jouer sur le levier achat en tentant de l’optimiser.

Deuxième Partie : Gérer les Achats

La consultation fournisseur via l’Appel d’offre

L’appel d’offre est la procédure par laquelle un acheteur potentiel demandera à différents fournisseurs/prestataires de répondre à celui-ci en lui fournissant des propositions chiffrées et détaillées.

Lors de la reconduction annuelle des contrats, un appel d’offre doit normalement être lancé par l’acheteur en charge de la famille de produits / services dont il a la charge.

Cet appel d’offre doit permettre de remettre en place une loi de l’offre et de la demande qui aura pour buts principaux de renégocier les prix qui avaient été acquis l’année précédente avec le fournisseur retenu et de peut être trouver un nouvel arrivant sur le marché qui saura vous séduire.

Bien qu’une relation fournisseur se construit dans le temps et que l’affectif peut jouer un rôle important dans vos relations contractuelles, le recours aux appels d’offres doit aussi faire comprendre à votre fournisseur actuel qu’il n’est pas seul sur le marché.

La relation Client lors de l’Appel d’Offre

Lors de ce genre de consultations, il arrive souvent que les acheteurs oublient la « relation client » avec les fournisseurs qui ont montré leur intérêt en répondant à celles-ci.

Le Cabinet Conseil en Management Meilleur Fournisseur, lors du lancement d’appels d’offres pour le compte de ses clients, s’aperçoit régulièrement que de nombreux fournisseurs ne répondent plus aux appels d’offres de telles ou telles entreprises à cause d’une relation Client jugée désastreuse.

Même si l’acheteur a pour mission principale d’acheter pour le compte de votre entreprise, il est quand même anormal qu’une entreprise dégage une image négative lors de ses reconductions de contrats, surtout que ces fournisseurs peuvent peut être, en cas de défaillance du fournisseur principal, assurer la continuité du développement de votre entreprise.

Le Benchmark des fournisseurs

Avec l’avènement d’Internet et notamment des réseaux sociaux tels que Facebook, Viadeo, de nombreuses communautés d’acheteurs se sont formées.

Leur principale fonction est d’échanger les bonnes pratiques entre différents acheteurs mais il n’est pas rare du tout de voir dans ce genre de communautés de recommander ou non un fournisseur et de connaître ses tarifs avant les lui avoir demandés.

Internet amplifie le phénomène qui existait auparavant via le bouche à oreille. Cette technologie permet surtout à l’acheteur d’obtenir des bases de négociation solides pour le choix du fournisseur.

Faire de vos fournisseurs des partenaires

De nombreuses entreprises oublient régulièrement d’associer leurs fournisseurs dans leurs démarches d’optimisation des coûts. Les fournisseurs possèdent aussi leurs propres problématiques dans leur système de production et souhaitent peut être être associés dans votre démarche.

En effet, même si une mission de réduction de coûts se fait principalement chez un client principal, il ne faut surtout pas d’interroger les fournisseurs sur leurs méthodes de travail. Le fait de diminuer leur coût de production aura un impact bénéfique pour votre entreprise, car celle-ci pourra bénéficier de tarifs préférentiels mais aussi d’une relation privilégiée : celle de partenaire.

Devenir Partenaire n’est pas un acte anodin mais a l’avantage de faire bénéficier à l’entreprise cliente d’économies substantielles mais aussi de produits innovants pour un prix identique à celui dont vous bénéficiez aujourd’hui.

Etre accompagné par Meilleur Fournisseur

Dans cette période de négociation contractuelle, si vous avez des besoins spécifiques et que vous souhaitez améliorer votre politique d’optimisation des achats et que votre entreprise souhaite s’inscrire dans une politique globale de réduction des coûts, le cabinet conseil Meilleur Fournisseur peut intervenir comme courtier achat ou des missions de conseil achat plus classiques.

La Fonction Achat a pris ces dernières années une place importante au sein des entreprises et devient même, selon les organisations : une fonction stratégique.

Alors que les politiques de réduction des coûts se multiplient dans les entreprises de tous secteurs à cause principalement d’un contexte économique tendu, le Cabinet Conseil en Management Meilleur Fournisseur a décidé de publier un dossier sur son Blog sur la stratégie Achat à adopter pour réduire les coûts liés aux Achats, qu’ils soient de frais généraux ou pas.

Le Dossier Meilleur Fournisseur s’articulera de la façon suivante :

• Savoir Acheter,
• Savoir Gérer ses Achats,
• Internet dans les Achats,
• Le recours à l’externalisation,
• Le métier de Costkiller.

Première Partie : Savoir Acheter

Centraliser ses Achats : Le recours au Référentiel

Pour rendre sa politique Achat efficace, il est souvent recommandé de réaliser une cartographie Achat afin de connaître précisément ce qu’achète l’entreprise. Cette Cartographie Achat permettra de poser les bases du Référentiel Achat de l’entreprise et d’ainsi connaître précisément les fournisseurs avec qui l’entreprise travaille mais aussi d’avoir une vue exhaustive des produits/services achetés par l’entreprise et ses différents services.

L’organisation privilégiée par les Equipes Meilleur Fournisseur quant à la gestion de ce service administratif de l’entreprise est de confier ce Référentiel Achat à un service dédié, qui aura pour but de centraliser en un seul et même endroit les contrats cadres ainsi que l’historique des prix d’achats obtenus par l’entreprise.

Ce service Référentiel Achat permettra aux différents services de l’entreprise d’avoir un interlocuteur unique, qui gérera en temps réel ces tâches administratives et qui maîtrisera beaucoup plus aisément les dépenses de l’entreprise. Les dérives des services internes ou des fournisseurs dans le cas de facturations erronées pourront alors être contrôlées plus facilement.

Faire la chasse au gaspillage : Le cahier des charges

Il est coutume de voir, lors des interventions de nos consultants sur des missions de réduction des coûts ou de courtage achat que les besoins Achats de l’entreprise ont été partiellement ou mal identifiés par les services de l’entreprise à cause d’un cahier des charges défaillant.

Le cahier des charges est un document visant à définir les spécifications de base d’un produit/service dans lequel sera définie le plus précisément possible la prestation attendue de la part du fournisseur.

Ce cahier des charges permet alors de « borner » l’achat et de n’avoir recours qu’à un produit/service répondant aux fonctions essentielles attendues et non à un produit/service qui bénéficierait d’options jugées inutiles et qui feraient augmenter son prix d’achat.

La réduction du Panel Fournisseur

Le panel fournisseurs doit être contrôlé par le service qui assure la gestion du Référentiel Achat. Les tâches administratives liées à la gestion d’un fournisseur ont un coût assez important et sont souvent estimées entre 1.000 – 1.500 € annuels. Multiplier le nombre de ses fournisseurs augmentent donc les frais administratifs liés à leur gestion et diminuent la rentabilité de l’entreprise.

La réduction du panel fournisseur permet à l’entreprise d’augmenter son volume Achat auprès de certains fournisseurs, et d’obtenir ainsi des remises plus conséquentes.

Une des dérives fréquemment constatée lors de la réduction du panel fournisseur est que certaines entreprises deviennent dépendantes de certains fournisseurs et s’exposent au risque fournisseur.

Ce risque fournisseur peut alors se matérialiser par une incapacité du fournisseur à répondre aux commandes de l’entreprise cliente pour différents motifs, ce qui nécessiterait à l’entreprise de trouver de nouveaux partenaires dans l’urgence.

Etre accompagné par Meilleur Fournisseur

Si vous souhaitez être accompagné dans votre démarche de réduction des coûts ou simplement connaître la maturité de votre service Achats Frais Généraux via notre diagnostic achat gratuit, les équipes Meilleur Fournisseur peuvent intervenir au sein de votre entreprise pour mettre en place une politique de réduction des coûts optimale.

Si nous ne générons aucune économie, nous ne facturons pas. Dans le cas contraire, nous partageons les économies réalisées par votre entreprise.