Le contrôle de gestion, par sa vision analytique est une base dans le cadre des missions en réduction des coûts mais une mission de conseil en achat ne peut se borner à cette simple analyse.

Le contrôle de gestion pour l’optimisation des coûts

Suivre et optimiser la structure des coûts est une des prérogatives du costkiller dans le cadre de sa mission en optimisation des coûts.

Malheureusement de nombreuses entreprises pensent toujours qu’un simple contrôleur de gestion suffit pour optimiser ce type de dépenses.

L’apport du contrôle de gestion, via la méthode analytique permet de connaître parfaitement la structure des dépenses de l’entreprise, qui aura pour but de réaliser une cartographie précise des charges de l’entreprise.

Limites du contrôle de gestion dans le conseil Achat

Même si certaines entreprises possèdent des services de contrôle de gestion opérationnels spécialisés dans le domaine Achat,une mission en optimisation des coûts ne peut se cantonner à détecter les postes de charges défaillants au sein d’une entreprise.

Le conseil Achat nécessite aussi d’autres aptitudes que ne possèdent peut être pas les collaborateurs de votre entreprise.

Les aptitudes du consultant achat

Le consultant achat, en plus d’avoir de bonnes bases en gestion analytique doit aussi bénéficier des aptitudes suivantes :

• Conseil en organisation

Souvent oublié par de nombreux cabinets qui préfèrent uniquement générer des économies directes sur les achats des entreprises auditées, le volet organisation est souvent oublié alors qu’il est porteur de nombreuses économies pour le Client. Mettre en place des procédures de gestion simples permet souvent de recentrer le personnel d’une entreprise sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.

• Rédaction des appels d’Offres

Le travail analytique réalisé en amont doit permettre de connaître parfaitement la structure des coûts de l’entreprise et de pouvoir au mieux rédiger les appels d’offres qui seront par la suite transmis aux fournisseurs.

• Art de la négociation

Le consultant Achat, après avoir reçu les premières propositions des fournisseurs se doit d’entrer en négociation avec eux et négocier comme un acheteur pourrait le faire pour obtenir le meilleur prix pour la société.

L’Offre globale Meilleur Fournisseur

Meilleur Fournisseur, bien que spécialisé historiquement dans le conseil Achat en entreprise possède une offre globale de consulting en entreprise qui permet à nos consultants de jouer sur l’ensemble des leviers à leur disposition pour générer des économies réelles et pérennes dans le temps.

En 2009, la quasi totalité des entreprises possèdent cet outil et s’en sert plus ou moins efficacement. Internet peut être considéré comme un moyen peu onéreux pour mettre en place une politique de réduction des coûts.

Dans notre dossier spécial sur l’optimisation des coûts en entreprise, après avoir fait un point sur l’acte d’achat et la gestion des achats, il semblait tout à fait normal pour notre cabinet conseil de consacrer une partie sur l’utilisation d’internet dans les achats en entreprises.

Troisième Partie : Internet et les Achats

Les principales motivations des entreprises

Selon une étude récente de la FEVAD, nous pouvons constater les éléments suivants :

• 63% des entreprises trouvent ce moyen plus pratique,
• 25% des entreprises se servent d’Internet pour comparer,
• 16% des entreprises jugent les prix plus intéressants.

Les motivations des entreprises à acheter sur Internet

Pour une majorité d’entreprises, il apparaît donc qu’il est beaucoup plus pratique d’utiliser Internet dans la gestion de leurs achats grâce à un gain de temps non négligeable, à une comparaison plus aisée des offres en présence mais aussi des prix plus compétitifs.

La réduction des coûts liés aux Achats via Internet

Le réel intérêt d’internet repose sur certains coûts qui composent l’achat.

En effet, le prix d’acquisition d’un produit  est composé du prix facial du produit mais possède aussi des coûts liés à la commande, à la livraison, aux délais de transmission…

Lors de certaines de nos missions de conseil en réduction des coûts, il n’est pas rare de s’apercevoir que les coûts d’acquisition de produits de faible valeur faciale comme les frais généraux augmentent considérablement à cause de l’organisation même des méthodes achats de nos Clients qui ne sont pas adaptées.

Afin de connaître le prix de revient d’une commande, il est en effet nécessaire de connaître son coût de passation de commandes, le prix de la gestion d’une facture, le coût de la gestion d’un fournisseur, le nombre de commandes inférieures à 100 €…

Alors qu’Internet permet de réaliser d’importantes économies sur la valeur même du produit acheté, certaines notions sont totalement oubliées par un grand nombre d’entreprises, qui ne recherchent qu’à obtenir un prix sur l’achat en lui même, en ne se souciant guère des frais afférents à l’acte d’achat.
Sans organisation préalable des services Achats des entreprises, les gains tirés par l’utilisation d’internet sont alors très faibles et certaines entreprises y renoncent alors qu’elles auraient beaucoup à y gagner.

Les nouvelles techniques d’achat

Internet provoque de nombreux changements pour l’acheteur qui doit alors connaître certaines techniques pouvant augmenter la rentabilité de son activité. 2 principales techniques d’achat peuvent être citées :

• Les enchères inversées

L’enchère inversée ou reverse auction est une enchère en ligne qui donne la possibilité à l’acheteur de fixer un prix d’achat au delà duquel il n’achètera pas. Une concurrence entre fournisseurs est établie et l’enchère la plus basse peut souvent être retenue dans le cas de certains produits High Tech.

L’enchère inversée est une forme de commerce basée uniquement sur la demande où chaque fournisseur est susceptible de connaître les prix de ses concurrents ainsi que les caractéristiques techniques des produits.

• Les Places de marché

Une place de marché ou marketplace est une plateforme qui permet de mettre en relation Acheteur et Vendeur.

Une place de marché a l’avantage d’accentuer la compétitivité des entreprises d’un même secteur puisque l’acheteur fera des demandes de devis, renseignements sur les produits/services auxquels ils s’intéressent.

L’optimisation des coûts sur une place de marché offre aux vendeurs un canal de prospection et de distribution performant à un coût souvent assez faible.

Etre accompagné par notre Cabinet Conseil

Utiliser Internet dans la gestion des achats de son entreprise permet de se documenter, d’en trouver de nouveaux ou même de lancer des appels d’offres.

Si votre entreprise souhaite développer son service achat et sa rentabilité, le cabinet conseil Achat Meilleur Fournisseur peut vous accompagner pour trouver l’organisation qui répondra au mieux aux attentes de votre société.

Après avoir fait un bref retour sur l’acte d’achat dans la première partie du dossier concernant la réduction des coûts, nous ferons le point dans ce billet sur la gestion des achats ainsi que les bonnes pratiques admises dans la profession d’acheteur.

Lorsqu’une entreprise fait face à une baisse de son chiffre d’affaires et que les moyens pour le maintenir à son niveau induisent obligatoirement une perte de marge nette, il est alors normal pour de nombreux chefs d’entreprises et de directeurs financiers de jouer sur le levier achat en tentant de l’optimiser.

Deuxième Partie : Gérer les Achats

La consultation fournisseur via l’Appel d’offre

L’appel d’offre est la procédure par laquelle un acheteur potentiel demandera à différents fournisseurs/prestataires de répondre à celui-ci en lui fournissant des propositions chiffrées et détaillées.

Lors de la reconduction annuelle des contrats, un appel d’offre doit normalement être lancé par l’acheteur en charge de la famille de produits / services dont il a la charge.

Cet appel d’offre doit permettre de remettre en place une loi de l’offre et de la demande qui aura pour buts principaux de renégocier les prix qui avaient été acquis l’année précédente avec le fournisseur retenu et de peut être trouver un nouvel arrivant sur le marché qui saura vous séduire.

Bien qu’une relation fournisseur se construit dans le temps et que l’affectif peut jouer un rôle important dans vos relations contractuelles, le recours aux appels d’offres doit aussi faire comprendre à votre fournisseur actuel qu’il n’est pas seul sur le marché.

La relation Client lors de l’Appel d’Offre

Lors de ce genre de consultations, il arrive souvent que les acheteurs oublient la « relation client » avec les fournisseurs qui ont montré leur intérêt en répondant à celles-ci.

Le Cabinet Conseil en Management Meilleur Fournisseur, lors du lancement d’appels d’offres pour le compte de ses clients, s’aperçoit régulièrement que de nombreux fournisseurs ne répondent plus aux appels d’offres de telles ou telles entreprises à cause d’une relation Client jugée désastreuse.

Même si l’acheteur a pour mission principale d’acheter pour le compte de votre entreprise, il est quand même anormal qu’une entreprise dégage une image négative lors de ses reconductions de contrats, surtout que ces fournisseurs peuvent peut être, en cas de défaillance du fournisseur principal, assurer la continuité du développement de votre entreprise.

Le Benchmark des fournisseurs

Avec l’avènement d’Internet et notamment des réseaux sociaux tels que Facebook, Viadeo, de nombreuses communautés d’acheteurs se sont formées.

Leur principale fonction est d’échanger les bonnes pratiques entre différents acheteurs mais il n’est pas rare du tout de voir dans ce genre de communautés de recommander ou non un fournisseur et de connaître ses tarifs avant les lui avoir demandés.

Internet amplifie le phénomène qui existait auparavant via le bouche à oreille. Cette technologie permet surtout à l’acheteur d’obtenir des bases de négociation solides pour le choix du fournisseur.

Faire de vos fournisseurs des partenaires

De nombreuses entreprises oublient régulièrement d’associer leurs fournisseurs dans leurs démarches d’optimisation des coûts. Les fournisseurs possèdent aussi leurs propres problématiques dans leur système de production et souhaitent peut être être associés dans votre démarche.

En effet, même si une mission de réduction de coûts se fait principalement chez un client principal, il ne faut surtout pas d’interroger les fournisseurs sur leurs méthodes de travail. Le fait de diminuer leur coût de production aura un impact bénéfique pour votre entreprise, car celle-ci pourra bénéficier de tarifs préférentiels mais aussi d’une relation privilégiée : celle de partenaire.

Devenir Partenaire n’est pas un acte anodin mais a l’avantage de faire bénéficier à l’entreprise cliente d’économies substantielles mais aussi de produits innovants pour un prix identique à celui dont vous bénéficiez aujourd’hui.

Etre accompagné par Meilleur Fournisseur

Dans cette période de négociation contractuelle, si vous avez des besoins spécifiques et que vous souhaitez améliorer votre politique d’optimisation des achats et que votre entreprise souhaite s’inscrire dans une politique globale de réduction des coûts, le cabinet conseil Meilleur Fournisseur peut intervenir comme courtier achat ou des missions de conseil achat plus classiques.

La Fonction Achat a pris ces dernières années une place importante au sein des entreprises et devient même, selon les organisations : une fonction stratégique.

Alors que les politiques de réduction des coûts se multiplient dans les entreprises de tous secteurs à cause principalement d’un contexte économique tendu, le Cabinet Conseil en Management Meilleur Fournisseur a décidé de publier un dossier sur son Blog sur la stratégie Achat à adopter pour réduire les coûts liés aux Achats, qu’ils soient de frais généraux ou pas.

Le Dossier Meilleur Fournisseur s’articulera de la façon suivante :

• Savoir Acheter,
• Savoir Gérer ses Achats,
• Internet dans les Achats,
• Le recours à l’externalisation,
• Le métier de Costkiller.

Première Partie : Savoir Acheter

Centraliser ses Achats : Le recours au Référentiel

Pour rendre sa politique Achat efficace, il est souvent recommandé de réaliser une cartographie Achat afin de connaître précisément ce qu’achète l’entreprise. Cette Cartographie Achat permettra de poser les bases du Référentiel Achat de l’entreprise et d’ainsi connaître précisément les fournisseurs avec qui l’entreprise travaille mais aussi d’avoir une vue exhaustive des produits/services achetés par l’entreprise et ses différents services.

L’organisation privilégiée par les Equipes Meilleur Fournisseur quant à la gestion de ce service administratif de l’entreprise est de confier ce Référentiel Achat à un service dédié, qui aura pour but de centraliser en un seul et même endroit les contrats cadres ainsi que l’historique des prix d’achats obtenus par l’entreprise.

Ce service Référentiel Achat permettra aux différents services de l’entreprise d’avoir un interlocuteur unique, qui gérera en temps réel ces tâches administratives et qui maîtrisera beaucoup plus aisément les dépenses de l’entreprise. Les dérives des services internes ou des fournisseurs dans le cas de facturations erronées pourront alors être contrôlées plus facilement.

Faire la chasse au gaspillage : Le cahier des charges

Il est coutume de voir, lors des interventions de nos consultants sur des missions de réduction des coûts ou de courtage achat que les besoins Achats de l’entreprise ont été partiellement ou mal identifiés par les services de l’entreprise à cause d’un cahier des charges défaillant.

Le cahier des charges est un document visant à définir les spécifications de base d’un produit/service dans lequel sera définie le plus précisément possible la prestation attendue de la part du fournisseur.

Ce cahier des charges permet alors de « borner » l’achat et de n’avoir recours qu’à un produit/service répondant aux fonctions essentielles attendues et non à un produit/service qui bénéficierait d’options jugées inutiles et qui feraient augmenter son prix d’achat.

La réduction du Panel Fournisseur

Le panel fournisseurs doit être contrôlé par le service qui assure la gestion du Référentiel Achat. Les tâches administratives liées à la gestion d’un fournisseur ont un coût assez important et sont souvent estimées entre 1.000 – 1.500 € annuels. Multiplier le nombre de ses fournisseurs augmentent donc les frais administratifs liés à leur gestion et diminuent la rentabilité de l’entreprise.

La réduction du panel fournisseur permet à l’entreprise d’augmenter son volume Achat auprès de certains fournisseurs, et d’obtenir ainsi des remises plus conséquentes.

Une des dérives fréquemment constatée lors de la réduction du panel fournisseur est que certaines entreprises deviennent dépendantes de certains fournisseurs et s’exposent au risque fournisseur.

Ce risque fournisseur peut alors se matérialiser par une incapacité du fournisseur à répondre aux commandes de l’entreprise cliente pour différents motifs, ce qui nécessiterait à l’entreprise de trouver de nouveaux partenaires dans l’urgence.

Etre accompagné par Meilleur Fournisseur

Si vous souhaitez être accompagné dans votre démarche de réduction des coûts ou simplement connaître la maturité de votre service Achats Frais Généraux via notre diagnostic achat gratuit, les équipes Meilleur Fournisseur peuvent intervenir au sein de votre entreprise pour mettre en place une politique de réduction des coûts optimale.

Si nous ne générons aucune économie, nous ne facturons pas. Dans le cas contraire, nous partageons les économies réalisées par votre entreprise.

Un nombre excessif de ressources sont gaspillées chaque jour, empêchant ainsi les entreprises d’allouer ces ressources sur leur coeur de métier. C’est la principale raison qui pousse un nombre croissant de TPE, PME-PMI, et de Grands Groupes à se pencher désormais sur cette fonction Achat – Frais Généraux.

Meilleur Fournisseur a souhaité faire bénéficier à ses Clients d’une offre de conseil achat nouvelle, pérenne mais surtout opérationnelle, qui a un seul but : Vous faire réaliser d’importantes économies et améliorer rapidement le résultat de votre Entreprise.

Meilleur Fournisseur : L’Expertise Achat en réduction des coûts

Si vous êtes comme 50% des entreprises qui souhaitent optimiser leurs achats de frais généraux avec l’aide d’un cabinet de conseil spécialisé, Meilleur Fournisseur vous accompagnera dans cette démarche de réduction des coûts avec un service alliant souplesse et réactivité.

Meilleur Fournisseur : L’expertise Achat en Achats – Frais généraux groupés

Souvent isolé, ne bénéficiant pas d’un effet volume conséquent, vous vous demandez certainement comment obtenir le bon produit au bon prix.

Alors que nos principaux concurrents font payer des sommes conséquentes à votre Entreprise pour intégrer un groupement d’achat, Meilleur Fournisseur ne vous fait payer que ce que vous consommez réellement au cours de l’année.

Meilleur Fournisseur : L’expertise Achat autofinancée

Il n’existe aucune mauvaise surprise sur le montant des honoraires à payer par votre Entreprise. Si aucune économie n’est trouvée, vous aurez bénéficié gratuitement d’un diagnostic de votre fonction Achat personnalisé ainsi que d’une cartographie détaillée de vos Achats – Frais Généraux.

Meilleur Fournisseur : L’expertise Achat sans double facturation

Afin de proposer à votre Entreprise des produits et/ou services à des prix très attractifs, nous avons souhaité que ces prix soient parmi les meilleurs du marché. De ce fait, nous nous refusons à toute commission d’apporteurs d’affaires de la part de nos fournisseurs référencés. Si nous devions toucher ce type de commissions, vous en seriez les premiers bénéficiaires puisque nous vous les reverserions.

Les dépenses de frais généraux peuvent représenter jusqu’à 30% du Chiffre d’affaires d’une entreprise et leur maîtrise peuvent vous permettre de réaliser d’importantes économies.

Le diagnostic Achat – Frais Généraux mis en place par la société Meilleur Fournisseur permet à votre entreprise de réaliser un point complet sur les points suivants :

• Votre Fonction Achat – Frais Généraux,
• Votre Organisation Achat – Frais Généraux,
• Votre Process Achat – Frais Généraux,
• La réduction des coûts dans votre entreprise.

Eléments primordiaux dans la mise en place d’une politique de réduction des coûts, ces 4 points permettent à la société Meilleur Fournisseur de réaliser un pré-diagnostic de la situation de votre entreprise face à cette problématique et de mieux connaître votre organisation.

Ce diagnostic Achat – Frais Généraux est partie intégrante de la première étape que nos consultants utilisent lors de leur arrivée dans votre entreprise afin de mener à bien leurs missions en conseil achat opérationnel.

Si vous souhaitez connaître votre situation, n’hésitez pas à le remplir, nous vous l’offrons gratuitement sur Internet et nous demeurons à votre entière disposition pour réaliser une cartographie complète de vos Achats.

N’hésitez pas à nous laisser vos impressions en commentaires.

Facteur clef de la réussite de nombreux dirigeants de PME-PMI, la maîtrise des coûts prend alors toute son importance dans cette période de croissance atone.

Afin de répondre aux problématiques particulières de ce type d’entreprises, Meilleur Fournisseur a identifié trois principales sources opérationnelles pour améliorer rapidement leur rentabilité : la réduction des coûts, les achats groupés PME-PMI et la gestion de la relation fournisseur (SRM).

Optimiser les coûts de façon durable :

La maîtrise et l’optimisation des coûts sont devenues une priorité dans le dynamisme et le développement des PME-PMI. La majorité des cabinets de conseil en achat ne proposent pas une offre spécialisée pour ce type de clientèle. Notre Expertise Achat permet aux dirigeants de PME-PMI de se recentrer sur leur coeur de métier que sont la stratégie et le développement de leur société.

Grouper les achats des PME-PMI pour négocier le bon produit au bon prix :

Acheter au meilleur tarif est devenu difficile, surtout lorsque les PME-PMI ne bénéficient pas d’un effet volume conséquent. Les groupements d’achats actuels se sont spécialisés sur une cible « Grands Comptes » et demandent des tarifs d’entrée pouvant sembler prohibitifs pour ce type d’entreprises. Meilleur Fournisseur fait bénéficier à ses clients de tarifs achat comparables, sans pour autant pratiquer ce genre de politique tarifaire : Chez Meilleur Fournisseur, vous ne payez que ce que vous consommez réellement.

Gérer la relation fournisseur pour une relation « Gagnant – Gagnant » :

Opérationnelle avant tout, notre Offre de services se veut au plus proche de nos clients : « Nous ne nous improvisons pas à être votre Meilleur Fournisseur, nous comptons le devenir« .

Cette relation Client-Fournisseur est notre préoccupation quotidienne et nous mettons tout en place pour obtenir de véritables conditions commerciales « Gagnant-Gagnant » pour l’ensemble des parties.

La période estivale est souvent sujette aux changements. Afin de toujours mieux vous servir, Meilleur Fournisseur fait peau neuve en décidant de réaliser une refonte totale de son site Internet :

• Design et Ergonomie Web 2.0

Nous pensons que nous pouvons avoir une activité sérieuse et traditionnelle tout en étant  à la pointe des nouvelles technologies pour communiquer avec vous.

• Communication facilitée

Une catégorie Actualités vous permettra de lire nos dernières nouvelles et bien sur de les commenter et de discuter directement avec nos Equipes.

• La nouveauté de l’ été 2009

La crise est passée par là et obtenir des prospects qui feront les ventes de demain devient de plus en plus compliqué. Internet est un formidable moyen de promotion de ses produits si vous savez l’utiliser.

La place de marché exclusivement réservée aux professionnels de tous secteurs souhaite vous aider dans votre prospection et utilisant un service peu onéreux pour développer les ventes de votre entreprise.

N’hésitez pas à nous laisser vos impressions en commentaires.

Afin de préserver votre résultat financier ou l’améliorer, les entreprises répondent régulièrement qu’elles doivent :

• Développer les ventes,
• La réduction des coûts liés aux Achats.

Les premiers postes analysés sont souvent ceux des frais généraux, qui peuvent représenter jusqu’à 25% du Chiffre d’affaires d’une entreprise.

L’expertise Achat Meilleur Fournisseur ne se contente pas d’étudier ce type d’achat mais analyse l’ensemble des dépenses de votre société et vous propose une cartographie détaillée ainsi qu’un diagnostic complet de votre situation.

Au plus proche de ses Clients, le Cabinet de conseil Meilleur Fournisseur vous accompagnera lors de ce processus afin de rationaliser et de maîtriser vos dépenses tout en vous préconisant  une organisation adaptée à vos besoins.