Après avoir fait un bref retour sur l’acte d’achat dans la première partie du dossier concernant la réduction des coûts, nous ferons le point dans ce billet sur la gestion des achats ainsi que les bonnes pratiques admises dans la profession d’acheteur.

Lorsqu’une entreprise fait face à une baisse de son chiffre d’affaires et que les moyens pour le maintenir à son niveau induisent obligatoirement une perte de marge nette, il est alors normal pour de nombreux chefs d’entreprises et de directeurs financiers de jouer sur le levier achat en tentant de l’optimiser.

Deuxième Partie : Gérer les Achats

La consultation fournisseur via l’Appel d’offre

L’appel d’offre est la procédure par laquelle un acheteur potentiel demandera à différents fournisseurs/prestataires de répondre à celui-ci en lui fournissant des propositions chiffrées et détaillées.

Lors de la reconduction annuelle des contrats, un appel d’offre doit normalement être lancé par l’acheteur en charge de la famille de produits / services dont il a la charge.

Cet appel d’offre doit permettre de remettre en place une loi de l’offre et de la demande qui aura pour buts principaux de renégocier les prix qui avaient été acquis l’année précédente avec le fournisseur retenu et de peut être trouver un nouvel arrivant sur le marché qui saura vous séduire.

Bien qu’une relation fournisseur se construit dans le temps et que l’affectif peut jouer un rôle important dans vos relations contractuelles, le recours aux appels d’offres doit aussi faire comprendre à votre fournisseur actuel qu’il n’est pas seul sur le marché.

La relation Client lors de l’Appel d’Offre

Lors de ce genre de consultations, il arrive souvent que les acheteurs oublient la « relation client » avec les fournisseurs qui ont montré leur intérêt en répondant à celles-ci.

Le Cabinet Conseil en Management Meilleur Fournisseur, lors du lancement d’appels d’offres pour le compte de ses clients, s’aperçoit régulièrement que de nombreux fournisseurs ne répondent plus aux appels d’offres de telles ou telles entreprises à cause d’une relation Client jugée désastreuse.

Même si l’acheteur a pour mission principale d’acheter pour le compte de votre entreprise, il est quand même anormal qu’une entreprise dégage une image négative lors de ses reconductions de contrats, surtout que ces fournisseurs peuvent peut être, en cas de défaillance du fournisseur principal, assurer la continuité du développement de votre entreprise.

Le Benchmark des fournisseurs

Avec l’avènement d’Internet et notamment des réseaux sociaux tels que Facebook, Viadeo, de nombreuses communautés d’acheteurs se sont formées.

Leur principale fonction est d’échanger les bonnes pratiques entre différents acheteurs mais il n’est pas rare du tout de voir dans ce genre de communautés de recommander ou non un fournisseur et de connaître ses tarifs avant les lui avoir demandés.

Internet amplifie le phénomène qui existait auparavant via le bouche à oreille. Cette technologie permet surtout à l’acheteur d’obtenir des bases de négociation solides pour le choix du fournisseur.

Faire de vos fournisseurs des partenaires

De nombreuses entreprises oublient régulièrement d’associer leurs fournisseurs dans leurs démarches d’optimisation des coûts. Les fournisseurs possèdent aussi leurs propres problématiques dans leur système de production et souhaitent peut être être associés dans votre démarche.

En effet, même si une mission de réduction de coûts se fait principalement chez un client principal, il ne faut surtout pas d’interroger les fournisseurs sur leurs méthodes de travail. Le fait de diminuer leur coût de production aura un impact bénéfique pour votre entreprise, car celle-ci pourra bénéficier de tarifs préférentiels mais aussi d’une relation privilégiée : celle de partenaire.

Devenir Partenaire n’est pas un acte anodin mais a l’avantage de faire bénéficier à l’entreprise cliente d’économies substantielles mais aussi de produits innovants pour un prix identique à celui dont vous bénéficiez aujourd’hui.

Etre accompagné par Meilleur Fournisseur

Dans cette période de négociation contractuelle, si vous avez des besoins spécifiques et que vous souhaitez améliorer votre politique d’optimisation des achats et que votre entreprise souhaite s’inscrire dans une politique globale de réduction des coûts, le cabinet conseil Meilleur Fournisseur peut intervenir comme courtier achat ou des missions de conseil achat plus classiques.